Assistant administratif et technique F/H

Assurer la gestion administrative de l’antenne en lien avec la Responsable régionale :

• Assurer le secrétariat classique (gestion du standard, gestion du courrier, gestion des agendas partagés : organisation de réunions, prise de RDV ; ponctuellement gestion des déplacements…).
• Assurer une fonction d’accueil, d’information et d’orientation du public et des clients.
• Classer, voire archiver ponctuellement les dossiers (numérique / papier).
• Participation à la gestion de l’intendance de l’antenne (ex : fournitures, matériel, véhicules).

Assurer la gestion administrative de l’antenne en lien avec la Responsable régionale :

• Participer à la gestion et au suivi financier des marchés en lien avec le Chef de projets.
• Gérer les demandes de subvention pour des propriétaires occupants, bailleurs, ou pour des copropriétés ; toutes thématiques confondues (rénovation énergétique, adaptation des logements à la perte d’autonomie, lutte contre l’habitat indigne…) :
  • Recueillir les pièces auprès des acteurs concernés.
  • Constituer et déposer les dossiers.
  • Assurer le suivi et les relances le cas échéant, puis déblocage des fonds.
• Participer aux actions de communication :
  • Assurer l’interface avec les clients et partenaires sur l’opération.
  • Accueillir par téléphone les copropriétaires et répondre à leurs demandes.
  • Participer aux actions spécifiques de communication (ex : afficher et/ou boîter de l’information dans les copropriétés, actualiser les documents de communication (affichage, newsletter…).
• Préparer les commissions « impayés » pour les copropriétés en difficulté (collecter les éléments d’analyse nécessaires aux chargés d’opérations).
• Mettre à jour régulièrement les bases de données (Excel, Access et logiciel métier) :
  • Informations sur les copropriétaires (coordonnées, lots, évolution suite aux mutations…).
  • Annuaires des conseillers syndicaux (notamment après les AG de réélection).
  • Impayés des copropriétaires.
• Mettre à jour les annexes comptables des copropriétés suite aux AGO et aux validation des comptes.
• Assurer le phoning propre à la gestion des différents dispositifs (rappel de réunion, communication d’information, relance des copropriétaires…).

Compétences

• Aisance avec l’outil informatique et maîtrise du Pack Office 365, en particulier les fonctions de publipostage et de gestion de bases de données.
• Qualités d’expression écrite et orale.
• Techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Méthodes de classement et d’archivage.

Qualités requises

• Confidentialité, discrétion, rigueur, sens de l’organisation et capacité de priorisation.
• Autonome, responsable, investi et de bonne capacité d’analyse.
• Aisance relationnelle, sens de l’accueil, capacité d’écoute et à rendre compte.
• Intérêt pour le travail d’équipe et la dynamique propre à un bureau d’études privé.

Vous êtes issu d’une formation supérieure BAC+2 ou équivalent de type Assistant de gestion PME/PMI ou équivalent dans les domaines de l’urbanisme, de l’architecture, du bâtiment / génie civil ou encore de la gestion immobilière.
Vous disposez d’une expérience réussie sur des missions similaires.

Nîmes (30) voire Montpellier (34).

À partir de 24K€ selon profil, compétences et expérience.